CERITA KLASIK EVENT ORGANIZER

humaslp4 months ago Learning, Pendidikan
Oleh: Muhammad Masykur Izzy Baiquni

“Semua hal akan berubah menjadi yang terbaik bagi orang yang berusaha sebaik mungkin supaya hal itu berubah” John Wooden

“Coba nanti di lakpesdam atau di Ma’arif, panjenengan kembali giatkan pelatihan event organizer, pelatihan menjadi pembawa acara, dan publick speaking dan lainnya! Soalnya menurut saya ini juga sangat penting” ucap KH Imam Ma’ruf kepada saya ketika saya sowan ke Pesantren beliau. Dan dialog santai terjalin sampai akhirnya saya izin undur diri dari ndalem beliau. Sebenarnya, kegelisahan dan pemikiran yang disampaikan oleh KH Imam Ma’ruf juga sudah lama menjadi perhatian saya. Mungkin ini juga karena kami sama-sama memiliki background yang sama di bidang Bahasa dan Sastra Indonesia yang memelajari hal itu.

Bila kita berada dalam suatu organisasi, lembaga, ataupun di departemen, bahkan di masyarakatpun, kita akan sering melaksanakan suatu kegiatan rutin seperti upacara agama, upara resmi, serah terima jabatan, wisuda, ataupun yang lainnya. Kegiatan ini bisa jadi merupakan kegiatan rutin yang setiap waktu diadakan seperti wisuda mahasiswa, sampai acara ulang tahun.

Namun, seringkali saya temui misalnya di acara wisuda-wisuda ada beberapa fenomena yang terlihat bahwa acara itu dilaksanakan secara asal jadi, sehingga hanya terkesan menggugurkan kewajiban rutin dan acara yang penting segera selesai, tidak begitu repot tidak ribet. Dalam sebuah organisasi, lembaga atau departemen fenomena itu bisa jadi disebabkan oleh (1) belum pahamnya tata cara dan menentukan urutan suatu kegiatan, (2) belum paham bahwa suatu kegiatan adalah mikro system, (3) anggapan bahwa tanpa persiapan maksimal suatu kegiatan dapat tetap dilakukan, (4) anggapan kalau kegiatan yang sudah ruutin tidak perlu lagi dipersiapkan bersama, (5) persiapan kegiatan merupakan tugas ketua/kepala, sehingga anggota lainnya hanyalah pelengkap dan pelaksana, dan (6) sukses tidaknya suatu kegiatan hanya bergantung pada dana yang tersedia.

Ada beberapa perilaku klasik yang bisa kita lihat dalam sebuah acara rutin tanpa inovasi, yang hanya dilaksanakan sekedar rutinitas seperti: Pertama, Panitia tidak memahami urutan acara sehingga minimnya inovasi, akibatnya adalah acaranya sangat monoton, mudah ditebak, terlihat hanya beberapa saja yang bekerja menyiapkan acara, serta simpulan yang diambil oleh para undangan yang hadir adalah hasil akhir sebuah acara diidentikkan dengan penilaian kinerja pelaksana.

Kedua. Tidak menyadari bahwa gambaran acara merupakan gambaran system organisasi di lembaga tersebut. Kesenjangan dan kurangnya komunikasi kegiatan merupakan gambaran dari kondisi lembaga tersebut. Adanya pandangan “semua urusan menjadi tanggung jawab panitia sehingga sukses tidaknya acara buka urusan orang-orang di luar panitia” inilah yang menjadi kesenjangan dan masalah serius dalam lembaga atau departemen tersebut.

Ketiga. Kenyataan umum bahwa acara cukup apa adanya, acara hanya dianggap sebagai rutinitas belaka, acara hanya diserahkan kepada sekelompok atau kadang hanya kepada seseorang yang terbiasa melakukan dari waktu ke waktu, acara tak harus dipersiapkan dengan matang bahkan kadang persiapan sehari sebelumnya saja. Padahal, dalam menyiapkan sebuah acara, semua anggota lembaga bia saling menungakan ide-ide yang akhirnya memunculkan kemajuan bagi lembaga, organisasi, atau departemen.

Tidak semua acara itu sama, bahkan sebutan untuk pembawa acara bisa berbeda-beda sesuai dengan jenis acara. Disinilah Kita perlu melakukan kegiatan sesuai dengan acara yang Kita adakan. Jenis acara bila dibagi secara sederhana dibagi menjadi tiga yaitu acara resmi, acara semi formal, dan acara non formal. Ada pendapat lain yang membagi menjadi empat yaitu, upacar, acara resmi atau formal, acara semi formal, dan acara santai/informal. Namun, pada hakikatnya secara garis besar ada tiga bidang yang dilakukan dan dipersiapkan meliputi (1) persiapan tata tempat, seperti setting lokasi, tata lampu, dekorasi panggung, dan tata tempat sound; (2) persiapan tata upacara, tata upacara ini secera sederhana meliputi pengaturan acara, pengaturan pelaku dan personal, serta pengaturan alat penunjang upacara; dan (3) persiapan tata penghormatan, yaitu prioritas pelayanan berdasarkan jabatan formal atau status sosialnya.

Dalam menyiapkan acara, sering kali terjadi konflik antar petugas. Hal ini terkadang karena rasa capek atau sikap acuh dari sebagian lainnya. Oleh sebab itu, setiap personil harus bisa membangun, (1) motivasi untuk membuat acara yang sukses, (2) komunikasi yang baik dan terbuka antar semua personil, dan (3) kerjasama untuk bisa saling melengkapi demi kesuksesan acara.

Penulis : Muhammad Masykur Izzy Baiquni.